Eingangsrechnungen fotografieren oder scannen, Ausgangsrechnungen direkt aus dem Rechnungsprogramm übergeben, Kontoauszüge elektronisch übernehmen lassen. Die Belege werden zeitnah gebucht und monatlich ausgewertet. Nach dem ordnungsgemäßen Scan darf das Papier in den meisten Fällen vernichtet werden; Buchungsbelege sind acht Jahre, Bücher und Abschlüsse zehn Jahre aufzubewahren.
Belege kommen als Scan, Foto oder direkt aus dem Rechnungsprogramm in die Buchhaltung, zeitnah und nachvollziehbar. So läuft die Zusammenarbeit mit uns.
Was Sie tun
- Eingangsrechnungen fotografieren oder scannen, am Tag des Eingangs, nicht am Monatsende. Ein lesbares Foto mit dem Telefon genügt.
- Ausgangsrechnungen kommen direkt aus Ihrem Rechnungsprogramm zu uns.
- Kontoauszüge werden elektronisch übernommen; die Zuordnung zu den Belegen erledigen wir.
- Kassen- und Bewirtungsbelege fotografieren, bevor der Thermodruck verblasst.
Was wir tun
Wir kontieren, buchen zeitnah, prüfen die Belege auf umsatzsteuerliche Fehler und erstellen monatlich eine betriebswirtschaftliche Auswertung mit offenen Posten. Voranmeldungen und Meldungen gehen elektronisch an das Finanzamt.
Was verlangen die GoBD?
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gelten auch digital: Belege müssen vollständig, zeitnah erfasst, unveränderbar abgelegt und nachvollziehbar zugeordnet sein. Ein Foto in einem Ordner auf dem Telefon erfüllt das nicht, die Ablage in einem dafür vorgesehenen System schon. Das Papieroriginal dürfen Sie nach dem ordnungsgemäßen Scan in den meisten Fällen vernichten; Ausnahmen wie Zollbelege besprechen wir mit Ihnen.
Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?
Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, digital und jederzeit lesbar, auch nach einem Systemwechsel. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Stand September 2026. Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
